Dokumentenmanagementsystem

Online Filesharing: Sicherer Zugriff auf Ihre Dokumente, egal wo Sie sich aufhalten

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Applikation, die Verfahren und Instrumente zum Verwalten, Steuern und Verteilen von dokumentenbasierten Informationen bietet.

Die Archivierung und Verwaltung von Dokumenten ist in allen Unternehmungen eine große Herausforderung. Untersuchungen zeigen, dass bis zu 90 Prozent der Firmeninformationen in unstrukturierten Dokumenten und somit nur schwer auffindbar abgelegt sind. Das DMS hilft Ihnen, sämtliche Dokumente online zu verwalten. Ihr Vorteil liegt darin, dass Sie Ihre Dateien an einem beliebigen Ort aktualisieren können und ortsunabhängig immer die aktuellste Version sehen. Somit gehören redundante Daten der Vergangenheit an.

Durch den gezielten Zugriff auf das benötigte Dokument mithilfe eines zentralen Dokumentenmanagementsystems erreichen Unternehmen große Zeit- und Kosteneinsparungen und Wissensvorsprünge. Als Basis für das DMS dient die flexible und leistungsstarke Lösungsplattform EPOS. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes - von der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Bereitstellung bis hin zur Archivierung - kann mit der Lösung abgebildet werden.

Mit dem DMS können alle Informationen aufgrund seiner sicheren Internetfähigkeit weltweit verfügbar gemacht werden. Online-Datei erstellen und als Textdatei zentral abspeichern, Dokumente ablegen, zugreifen und verwalten (z.B. Online Protokoll bei Meetings).

Die Zugriffssteuerung durch eigene Verwaltung der Zugriffe ist gruppen- oder benutzerbasiert. Die Zugriffsberechtigung für Ordner und Gruppen ist auch einstellbar um Verlust von Daten zu vermeiden. Über die integrierte Volltextsuche können Sie nach Dateinamen, Stichwörtern oder Textinhalten der entsprechenden Dokumente in pdf-, Office- und txt-Dateiformat zielgerichtet suchen. So finden Sie die gesuchten Dateien sekundenschnell. Damit wird eine einfache Übersicht über alle Dokumente in einem neutralen, applikationsunabhängigen System geliefert. Die Abbildung der Verzeichnisstruktur ist übersichtlich und gleicht einer für Sie bekannten Struktur (Windows Explorer). Sämtliche Daten können in einer virtuellen Baumstruktur zentral zusammengestellt werden.

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