Mit der Projektdurchführung kann eine einzige, aber können auch mehrere Personen befasst sein. Entsprechend reichen die Werkzeuge des Projektmanagements von einfachen To-Do-Listen bis hin zu Statusberichten, Forecasts etc. Daher ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements vor Projektbeginn die Festlegung, was ich erreichen will und welche Mittel mir zur Verfügung stehen (IST-SOLL-Analyse). Eine Anwendung aller PM-Methoden in einem kleinen Projekt würde zur Überadministrierung führen, also das Kosten-/Nutzenverhältnis in Frage stellen.
Das Projektcontrolling ist ein integriertes Konzept zur Planung und Steuerung von Projekten, welches eine Servicefunktion für das Projektmanagement leistet. Das Projektcontrolling verwendet speziell für die Abwicklung von Projekten ausgerichtete Instrumente. Dabei werden bei der Planung und Durchführung von Projekten schwerpunktmäßig Individuallösungen behandelt.
Permanente Steuerung und Überwachung sowie Berichtswesen sind die wesentlichen Aufgaben des operativen Projektcontrollings. Projektcontrolling liefert den Verantwortlichen im Unternehmen die notwendigen Informationen, um konkurrierende Projektziele (u.a. Leistung/Qualität, Termine und Kosten) im Griff zu behalten.
Das Projektmanagement zeigt im Laufe des Projektes Schwierigkeiten und Abweichungen vom geplanten SOLL- zum jetzigen IST-Zustand auf und erlaubt es, frühzeitig einzugreifen um SOLL- und IST-Zustand so weit wie möglich zusammenzubringen, und hilft dabei vorhandene Risiken frühzeitig zu erkennen, diese zu reduzieren und durch geplante Maßnahmen gezielt dagegen anzusteuern.
Eine gute Planung ermöglicht es, die Zeit effizient zu nutzen. Ein hoher Abstimmungsaufwand im Laufe der Durchführungsphase eines Projektes wird durch gute Planung am Anfang eines Projektes abgelöst und so auf ein Minimum verringert. Da zur Planung und Ausführung eines Projektes dieses in einzelne Arbeitspakete aufgeteilt wird - ein Arbeitspaket wird einer Person als Verantwortlichem zugeteilt - können Ergebnisse mit gleichen oder ähnlichen Arbeitspaketen aus demselben oder anderen Projekten verglichen werden.
Durch Methoden des Projektmanagements, die wie bereits bekannt Transparenz und eine entsprechende Dokumentation voraussetzen, wird die Stellvertretung bzw. der Wechsel oder das Hinzufügen von Personal stark vereinfacht.
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