Warum Prozesse bzw. Prozessorientierung

Was ist überhaupt ein Prozess? Wie können Prozesse in Unternehmen definiert werden? Und wo sind die Vorteile für IHR Unternehmen?

Als Grundlage vorab eine Definition des Wortes "Prozess". „Ein Prozess ist eine Folge logisch zusammenhängender Aktivitäten zur Erstellung einer Leistung.“
Die Aktivitäten eines Prozesses sind einzelne Vorgänge, die erledigt werden müssen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Das bedeutet, dass ein Prozess eine Abfolge von Ereignissen und Funktionen ist. Ein Ereignis ist dabei ein Auslöser für eine Tätigkeit, die von Menschen bzw. Mitarbeitern durchgeführt werden muss. Im Gegensatz stehen die Funktionen, die vom System automatisch ausgeführt werden.
Wir machen uns dieses Wissen zu nutze, um Geschäftsprozesse, die im Unternehmen stattfinden, als Prozess abzubilden. Denn alle Aktivitäten in einem Unternehmen sind irgendwie miteinander logisch verknüpft und bauen aufeinander auf. Diese Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Informationen benötigen wir für die Prozessmodellierung. Dadurch erreichen wir, dass komplexe Abläufe einfach, verständlich und transparent abgebildet werden.

Ziele:

• Die grafische Prozessmodellierung erlaubt eine stetige Analyse der aktuellen Prozesse und des Ist-Zustands, sodass Prozesse jederzeit aktualisiert werden können, um mit dem stetigem Wandel Schritt halten zu können.
• Geschäftsprozesse sind durch die Modellierung dokumentiert, analysiert und transparent gemacht. So erfüllen sie die Voraussetzung für ISO-Zertifizierungen.
• Durch die Prozessinformationen wird ersichtlich: Wer ist wofür zuständig, wer macht welche Aufgaben, wer ist wofür verantwortlich, usw. Dadurch wird sichergestellt, dass Aufgaben und Veranwortlichkeiten optimal dokumentiert sind.
• Studien beweisen, dass die Definition von Geschäftsprozessen und die IT-Orientierung die Durchlaufzeiten erheblich senken und damit eine Kostenminimierung um mindestens 33 Prozent erzielt wird.

Modelliert werden die Prozesse grafisch in Form von Knoten, Kanten, Rauten sowie Start- und Endpunkten. Die Vorgänge werden also in ihre logische Beziehung gebracht (was muss wann erledigt werden, wer ist der Vorgänger einer anderen Aktivität, welche Person oder Rolle ist verantwortlich für die Aktivität und welche Ein- und Ausgaben sind für die einzelnen Aktivitäten notwendig).
Jeder Prozess besitzt einen definierten Startpunkt. Dieser Startpunkt ist der Auslöser des Prozesses. Natürlich kann ein Prozess nicht endlos sein, sondern muss zu einem definierten Zeitpunkt einen Endpunkt erreichen.

Abbildung / Modellierung:

Desweiteren können Aktivitäten mit Bedingungen verknüpft sein. Bedingungen steuern dabei den Prozess und bestimmen seine Ausprägung.

Einfaches Beispiel:

Ein recht einfacher, allseits bekannter Prozess ist der Urlaubsantrag. An diesem Prozess ist erkennbar, wie sinnvoll die Definition von Geschäftsprozessen ist.

<zurück